Online onboarding – 9 tips til at holde fokus
Onboarding er en introduktion af nye ansatte til et firma og beregnet på at få dem til at føle sig velkomne og som en del af deres nye team. I firmaer som er rigtig gode til dette, er onboarding engagerende og inspirerende. Du skal dog være forberedt på at bruge en uges tid eller længere med en hel del informationer. Som nyansat er der mange ting at få styr på. For eksempel bliver du sikkert introduceret til nye programmer, som du ikke er bekendt med og skal til at lære nye procedurer. Du vil også få at vide, hvad der kræves af dig, og hvad der forventes af dig i din nye rolle.
En ting du skal være forberedt på på en arbejdsplads i dag, er at mange firmaer benytter sig af, at deres ansatte arbejder hjemmefra, for eksempel her under den globale pandemi vil onboarding foregå online. Dette betyder, at du vil komme til at møde dine nye kolleger virtuelt, at du skal tage et ekstra ansvar for at tage noter og være organiseret, og hold dig ikke tilbage for at spørge din leder om hjælp, hvis du føler dig forvirret.
1. Vær velorganiseret
Ved at gennemføre din onboarding online kan du starte dit nye job bekvemt fra dit eget hjem. Så slipper du for at stresse rundt på dit nye kontor og finde ud af, hvor alting er. Onboarding indebærer ofte rigtig mange ting og kan både tage lang tid og indeholde rigtig mange informationer. Eksempelvis er der ofte mange dokumenter, der skal læses, videointroduktioner der skal ses, og nye programmer der skal downloades og sættes op med login-detaljer og passwords. Du skal også lære resten af teamet at kende, når I alle arbejder fra forskellige lokationer. For at holde styr på det hele er det vigtigt, at du organiserer alle de dokumenter og materialer, som du modtager på din computer. Lav mapper til vigtige dokumenter og husk at gemme og tagge de e-mails med informationer, som du ved, at du skal bruge senere. Ligeledes skal du sikre dig, at du har den software, som du skal bruge til online onboarding sessionerne og tøv ikke med at spørge din leder, hvis du har problemer med downloads eller legitimationsoplysninger.
2. Skab dig en arbejdsplads og fasthold en rutine
En af de mest vigtige ting når du arbejder hjemmefra, og især når du er midt i en online onboarding process, som kræver din uforbeholdne opmærksomhed, er at have en ordentlig arbejdsplads. Et normalt setup er at have et bord af en art og en komfortabel stol og at sikre, at du kan arbejde uden distraktioner og uden at blive forstyrret. Dette hjælper dig med at holde dig motiveret og fokuseret. Det er også vigtigt at have en rutine og eksempelvis stå op tids nok til at få din kaffe og morgenmad før dagens første møde, så du er helt klar. Og når du har nogle pauser i løbet af dagen, brug disse til at gå en tur og få noget frisk luft. Dette hjælper dig med at holde hovedet klar, og det er altid godt at strække sin krop efter at have siddet ned i nogle timer og fokuseret på de samme ting.
3. Tag noter
Onboarding kan forekomme lidt overvældende i starten, og det er ikke svært at miste fokus ind imellem. Nogle tips til at holde styr på det hele er at nedskrive centrale pointer fra alle dele af din onboarding proces. Når du for eksempel læser dokumenter om firmaets politik, kultur eller fremtidige mål, skriver du firmaets væsentligste formål ned. Da du nu repræsenterer dette firma, er det smart at vide, hvad de står for. Du skal også skrive nogle af de mål, som firmaet har sat for din rolle, så du ved, hvad de forventer af dig. Bortset fra dette får du information om, hvordan du søger om fri og om sygedage, og hvor mange dage du kan holde ferie. Dette er informationer, som er gode at gemme i en notesbog eller lignende.
Derudover er det en god ide at have nedskrevet logins og passwords et sted, men du skal sikre dig, at det kun er dig, der har adgang til disse. Selvom mange computere har en funktion, som gør det muligt at gemme passwords automatisk, er det altid smart at have en backup.
4. Tjek dagsordenen dagen før
Ved mange onboarding processer modtager du et program i forvejen, hvor du får informationer om dagsordenen for hver dag. Den første dag skal du sandsynligvis mest introduceres til de andre, have praktiske informationer og få indblik i firmaets historie. Senere får du sikkert mere dybdegående træning og bliver sat ind i firmaets workflow. Sørg for at få kigget på dette program dagen i forvejen, så du ved hvad der er på dagsordenen næste dag, og du kan være forberedt. På denne måde behøver du ikke at være nervøs eller stresset, istedet kan du mentalt forberede dig på næste dag og forberede dig på, hvad du vil komme til at lære og måske have nogle spørgsmål klar.
5. Opsummer dagen med hovedpointer
I slutningen af dagen er det et godt tip at gå igennem de noter, som du har skrevet i løbet af dagen og se på, hvad du har lært. På denne måde kan du opsummere hovedpointerne og huske vigtige ting fra din onboarding den dag. Dette er specielt vigtigt, når dit firma giver dig dybdegående informationer og træning af din rolle, da du her vil lære, hvad du skal vide for at være succesfuld. Hvis du gør dig nogle tanker eller får nogle ideer i introduktionen, og der ikke er mulighed for at spørge lige på det tidspunkt, så sørg for at du får skrevet det ned og kan vende tilbage til det senere, så du kan spørge en anden dag eller sende en besked til dine ledere.
6. Giv feedback
Efter din onboarding er afsluttet, har du god mulig for at give feedback til dine nye ledere. Du kan for eksempel fortælle dem, hvilke dele af onboardingen du fandt meget interessant og gerne vil vide mere om. Eller måske har du nogle forslag, som de kan afprøve på andre nye medarbejdere, som starter efter dig. Måske synes du, der kunne være flere videotutorials eller at en quiz i slutningen ville udgøre en sjov opsummering og hjælpe folk med at huske, hvad de lige har lært? Din mening vil ofte blive påskønnet og viser, at du er dedikeret til firmaet.
7. Gå i dialog med din leder
Din leder vil helt sikkert tjekke op på dig ind imellem i onboarding processen for at sikre sig, at du er ok og kan følge med. Men du kan også kontakte dem, hvis du har behov for det. Hvis du eksempelvis synes, at du har misset nogle informationer, eller hvis der er noget, du ikke rigtigt forstår. Måske kan du bede om, at I kan ringe sammen på et tidspunkt, så I kan snakke om det to-og-to eller send en e-mail med dine spørgsmål. På denne måde kan du vise, at du sætter pris på dialogen, at du er engageret og gerne vil have styr på tingene og undgå fremtidige misforståelser.
8. Forbered dig på at misse face-to-face interaktionen
Der vil naturligvis være nogle udfordringer ved online onboarding. Det kan være sværere at komme til at kende sine nye kolleger og opleve holdånden, når der ikke er nogen face-to-face interaktion. Du kan dog selv foreslå et introduktionsmøde med de folk, du arbejder tættest med. Firmaet har helt sikkert et chat-program eller et socialt medie, hvor du kan booke et online møde med dine nye kolleger . På denne måde kan du have nogle møder på tomandshånd, introducere dig selv ordentligt, mens du lærer dem at kende og finder ud af, hvordan de foretrækker at kommunikere og arbejde.
9. Giv dig selv tid
Som nævnt tidligere kan processen omkring onboardingen til tider være en smule overvældende. Der vil være en hel del informationer, du skal huske og du skal forholde dig til, så husk at give dig selv tid. Ingen forventer, at du har styr på det, så snart onboardings processen slutter. Det er helt ok at glemme noget, stille spørgsmål og blive mindet om procedurer, og om hvordan programmerne fungerer. Husk blot på at alle på kontoret har været i dine sko tidligere. Mange lærer ved at gøre tingene og bliver måske nødt til at lave en fejl eller to, før de faktisk får styr på det, og alt kører for en. Og hvis du nedskrev vigtige pointer i en notesbog, kan du vende tilbage til disse noter, hver gang du er i tvivl eller har brug for at genopfriske din hukommelse.
Afsluttende tanker
Onboardings processen er en nødvendig del for både arbejdsgivere og nye ansatte. Det er her ansatte får det første indtryk af det firma, som har hyret dem, og her at arbejdsgivere kan give nye ansatte en varm velkomst og hjælpe dem til at falde til. Mange foretrækker også, at onboardingen foregår online, da arbejdsgiverne har nemmere ved at organisere alle aktiviteterne og procedurerne online. Leder du efter et nyt job og vil du derfor snart stå overfor en online onboarding proces? Ved at benytte vores tips vil du hurtigt få styr på det hele. Og husk - hold dig ikke tilbage med at stille spørgsmål og give feedback. Held og lykke!
